En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias de tal manera, que la información no se distorsione y llegue a todos los destinatarios en su plenitud.

La circular tiene la siguiente estructura:

1. Membrete (oficina o entidad emisora)
2. Palabra CIRCULAR y Nº
3. Fundamentación de la circular
4. Información, orden o nómina que se entrega
5. Recomendación o petición
6. Lugar y fecha de emisión
7. Nombre, cargo y firma de la autoridad
8. Iniciales de responsabilidad
9. Datos de los destinatarios

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